Cambio de Resolución de Facturación
Tener en cuenta:
- Para el cambio de resolución es importante tener acceso al correo registrado en la DIAN ya que a éste envían los token de ingreso
- Una vez generada la resolución se deben esperar mínimo dos horas para realizar este proceso.
- Si maneja el proveedor The Factory debe tener la clave para el ingreso al portal de dicho proveedor.
Seleccione el Proveedor de facturación electrónica que ud maneja
Proceso cambio resolución con Cadena
Paso 1: Ingrese a dian.gov.co
Paso 2: En la parte inferior de la página de la DIAN, hay una sección llamada «TEMAS DE INTERÉS», debemos dar click donde dice «FACTURANDO ELECTRÓNICAMENTE»
Paso 3: Ingreso de Usuario y Clave. Al registrar los datos, el sistema envía un email al correo del representante legal registrado en el RUT personal (no en el rut de la empresa)
Paso 4: Ya estando en la plataforma de la DIAN, ingresamos a la opción que encontramos en la parte izquierda de la página “Asociar Rangos de numeración”
Paso 5: Asocie el proveedor. En el campo «PROVEEDOR – SOFTWARE» Seleccione la opción «CADENA S.A.», y en el campo «PREFIJO», Seleccione la resolución generada con anterioridad para facturar electrónicamente.
Paso 6: Ingresar a Contapyme, Ir a la pestaña «Básico», en el grupo «Catálogos», buscar la opción «Doc. Soporte».
Se debe buscar el documento de soporte que actualmente está utilizando para facturar electrónicamente.
Identifique si el prefijo es el mismo que tiene el sistema con realación a la nueva resolución de facturación. si el prefijo es el mismo se puede modificar el documento de soporte actual, de lo contrario no es recomendable utilizar el mismo documento de soporte sino seleccionarlo y presionar el botón «Duplicar» que se encuentra en la parte superior izquierda de la pantalla.
Tomando el documento de soporte, duplicándolo o modificando el existente, el sistema le abre la siguiente pantalla
En esta pantalla vamos a ir a la opción «Numeración» ubicada en el tab «Definición del documento».
En esta opción debemos garantizar que el sistema tenga activa la opción «Hacer parte de facturación electrónica», tipo de numeración «Tipo factura de venta» y que en el campo «Mascara» tener digitado el prefijo que figura en la nueva resolución. (es importante que seguido de dicho prefijo esté el símbolo #).
Acto seguido, en la opción «resoluciónes»
Vamos a agregar un nuevo renglon para configurar la nueva resolución. Estos datos digitados TIENEN que ser iguales a los suministrados por la DIAN, que están en el PDF de la resolución.R
Posteriormente pasamos a la opción «Acciones», donde debemos validar que esté seleccionado la aprobación del documento «Solicitar aprobación al finalizar».
Esta opción es para que cuando se haga la factura, el sistema presente un mensaje de confirmación para ser enviada a la DIAN. Tener opción automática significa que al finalizar la factura se envía sin mostrar ningún mensaje y marcar aprobar manualmente significa que la factura nunca se envía a la DIAN a menos que sea con una acción realizada por el usuario.
Luego vamos a la pestaña «Impresión de documento» y revisamos donde dice «Documento de Impresión». Ese número es el código del documento de impresión que se tiene por defecto. Clic en el boton «Aceptar» para finaliza.
Vamos a la pestaña «Basico y en grupo «Catálogos» damos click donde dice «Doc. Impresión»
Buscamos el código del documento de impresión que vimos en el paso anterior y le damos modificar.
La resolución en la factura puede estar en tres posibles casos:
- En la pestaña observaciones del documento de impresión
- En el diseño de la factura
- por defecto en el formato impreso (en este caso no tendríamos que hacer nada)
Revisemos la pestaña observaciones:
Si este campo tiene una resolución la idea es que lo modifique y le de aceptar.
Si el campo está vacío, posiblemente la resolución está por diseño y su modificación por ser mas compleja le recomendamos generar un tiquete de soporte en el cual podemos apoyarlos.
Y se finaliza el proceso indicandole «Aceptar».
Proceso cambio resolución con The Factory HKA
Paso 1: Ingrese a dian.gov.co
Paso 2: En la parte inferior de la página de la DIAN, hay una sección llamada «TEMAS DE INTERÉS», debemos dar click donde dice «FACTURANDO ELECTRÓNICAMENTE»
Paso 3: Ingreso de Usuario y Clave. Al registrar los datos, el sistema envía un email al correo del representante legal registrado en el RUT personal (no en el rut de la empresa)
Paso 4: Ya estando en la plataforma de la DIAN, ingresamos a la opción que encontramos en la parte izquierda de la página “Asociar Rangos de numeración”
Paso 5: Asocie el proveedor. En el campo «PROVEEDOR – SOFTWARE» Seleccione la opción «THE FACTORY HKA COLOMBIA», y en el campo «PREFIJO», Seleccione la resolución generada con anterioridad para facturar electrónicamente.
Luego da click en el botón «AGREGAR»
Paso 6: Ingresar al portal de
The Factory HKA
Paso 7: Ingrese el usuario y la contraseña del portal de The Factory. Es importante marcar la casilla que dice «No soy un robot».
Paso 8: Ingresar a datos fiscales/Secuenciales.
Allí en secuenciales se debe de inactivar los de la resolución anterior para que no genere error al asociar la nueva.
Paso 9: Damos click en el botón que dice «AGREGAR SECUENCIAL2
Paso 10: Ingresar a Contapyme, Ir a la pestaña «Basico», en el grupo «Catalogos», buscar la opción «Doc. Soporte».
Se debe buscar el documento de soporte que actualmente está utilizando para facturar electrónicamente.
Identifique si el prefijo es el mismo que tiene el sistema con realación a la nueva resolución de facturación. si el prefijo es el mismo se puede modificar el documento de soporte actual, de lo contrario no es recomendable utilizar el mismo documento de soporte sino seleccionarlo y presionar el botón «Duplicar» que se encuentra en la parte superior izquierda de la pantalla.
Tomando el documento de soporte, duplicándolo o modificando el existente, el sistema le abre la siguiente pantalla
En esta pantalla vamos a ir a la opción «Numeración» ubicada en el tab «Definición del documento».
En esta opción debemos garantizar que el sistema tenga activa la opción «Hacer parte de facturación electrónica», tipo de numeración «Tipo factura de venta» y que en el campo «Mascara» tener digitado el prefijo que figura en la nueva resolución. (es importante que seguido de dicho prefijo esté el símbolo #).
Acto seguido, vamos a ir a la opción «resoluciónes» donde es necesario modificar los datos que allí figuran.
Seleccionamos la resolución que vemos y modificamos los datos que en la siguiente imagen mostramos en color amarillo. Estos datos digitados TIENEN que ser iguales a los suministrados por la DIAN, que están en el PDF de la resolución.
Posteriormente pasamos a la opción «Acciones», donde debemos validar que esté seleccionado la aprobación del documento «Solicitar aprobación al finalizar».
Esta opción es para que cuando se haga la factura, el sistema presente un mensaje de confirmación para ser enviada a la DIAN. Tener opción automática significa que al finalizar la factura se envía sin mostrar ningún mensaje y marcar aprobar manualmente significa que la factura nunca se envía a la DIAN a menos que sea con una acción realizada por el usuario.
Luego vamos a la pestaña «Impresión de documento» y revisamos donde dice «Documento de Impresión». Ese número es el código del documento de impresión que se tiene por defecto.
Clic en el boton «Aceptar» para finalizar.
Vamos a la pestaña «Basico y en grupo «Catálogos» damos click donde dice «Doc. Impresión»
Buscamos el código del documento de impresión que vimos en el paso anterior y le damos modificar.
La resolución en la factura puede estar en tres posibles casos:
- En la pestaña observaciones del documento de impresión
- En el diseño de la factura
- por defecto en el formato impreso (en este caso no tendríamos que hacer nada)
Revisemos la pestaña observaciones:
Si este campo tiene una resolución la idea es que lo modifique y le de aceptar.
Si el campo está vacío, posiblemente la resolución está por diseño y su modificación por ser mas compleja le recomendamos generar un tiquete de soporte en el cual podemos apoyarlos.